2015年05月

保護中: 2015年5月27日配信 現在進行形のママ日記(7歳9か月) 国名しりとり

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PTA広報委員長日記 その2

備忘録代わりに、淡々と事実を書いていきます。
多少フェイク入れますが、基本的に実話です。

5月某日。
第1回広報委員会。
前年度の議事録を加筆修正して、司会進行役の原稿としました。

子どもの学年と名字だけの簡単な自己紹介の後、前日作成した電話連絡網を回し、間違いがないかどうかのチェックをお願いしました。
電話番号を掲載したくない人、氏名も掲載したくない人は、申し出をお願いしました。
PTA広報委員長日記 その1で「電話連絡網を作る必要があるのか、よくわかりません」と書きましたが、引き継ぎ資料によると、交通安全教室への参加を促す電話連絡を各クラスで回してもらうために広報委員の電話連絡網を使うようです。
手間をかけて、しかも個人情報流出のリスクを負って全員の連絡網を作らなくても、各クラスに広報委員は2人いるので、どちらか片方(クラスの電話連絡網の広報グループの先頭の人)に連絡がつけば足りる気はしますが、まあ、少なくとも1回は確実に電話連絡網を使うということがわかりました。

次は、発行計画について。
1年に何回発行するか、どういうテーマにするか、後期号を行事号にするなら、載せる行事をどうするか、などを話し合います。
前年度を踏襲し、1年に2回発行し、前期号は先生紹介号で、後期号は行事で学校の1年を振り返る号とします。
私は毎年そうなんだと思っていましたが、実は、この後、行事ごとの担当を決める際のやりとりで、数年前は運動会直前号も発行しており、年に3回の発行だったことがわかりました。
さらに、バックナンバーを見たら、年に4回とか5回発行していた年もあったようです。
こういうことは、委員長にならないとわからなかった、というか、興味をもたなかったことだと思います。
PTAの仕事は前例を踏襲するもんだと思っていましたが、そうでもないようです。

とはいえ、前期号はすでに走りはじめていますので、2回の発行でよしとし、後期号制作の流れを説明しました。
そのうえで、前日作成した、後期号の担当一覧表に、三役と前期号担当以外の人に、名前を書き込んでもらいました。
あわせて、写真担当か、記事担当か、の希望を書いてもらいました。
担当の中から代表者も決めてもらい、お互いに連絡先を交換してもらいました。
この担当決めが本日のメインです。
終わった人から解散としました。

同時並行で、運営委員会のうち出席者が決まっていない1回分の出席者も募りましたが、いなかったので、私が出席することにしました。
やることは活動報告で、他の人が出席するときは委員長である私が、読み上げてもらう文面を作成して伝えないといけないので、余裕をもって活動報告をきちんと書いて送る手間を考えたら、自分でサクッとメモって出席しても、労力としてはたいして変わらないと思ったからです。
広報委員研修会への参加も呼びかけましたが、いなかったので、委員長と副委員長が参加することにしました。

5月某日。
PTA広報委員研修会に出席。
区内の小学校のPTA広報委員が対象のようで、各校1名から3名の参加を求められました。
なんで3名なんだろう、と思いましたが、三役一緒に来ている学校もあり、なるほどそういう意味か、と思いました。

前年度の三役から「役に立たない」と聞いていましたが、非常に役に立つ内容だと思いました。
他人に読んでもらう紙媒体のナニカを作ったことのない人でも、この研修を受けてきちんと消化すれば、作れるようになるはずです。
このノウハウを生かして、子どもに、夏休みの自由研究で家庭新聞を作らせる、といったこともできると思いました。
私としては、ずっと雑誌や本にかかわってきているので、だいたいが知っていることでしたが(新聞の割り付けなどはあまりよく知りませんが、これからの世の中で必要になる知識とは思えないので、まあいいだろう、ということで)、他の委員の人にこういう説明をすれば、わずかな手間で見違えるほど良い広報誌が作れるだろう、というポイントがよくわかりました(おこがましい言い方ですけど、自分が「ここがポイントだ」と思っていたことが正しかった、と確認できました)。
「わずかな手間で見違えるほど良い広報誌が作れるだろう、というポイント」とは、画像と子どものコメントをリンクさせる、とか、キャプションや記事では5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように。「なぜ」は入れにくいと思いますが)を意識する、とか、天気や数字(気温、人数、回数など)を入れるとか、そういうちょっとしたことなんですけどね。

5月某日。
第1回運営委員会に出席。
活動費と金銭出納帳を受け取りました。
高学年の移動教室のことや、教育実習生が入ること、自転車の置き方など、出席者だけではなくて、すべての保護者に関係することじゃないかなあ、と思うようなことも報告されていて、この集まりはどういう集まりなんだろう、と思いました。
後日、おたよりなどで全家庭へのお知らせがなされるんでしょうけどね、ここは速報をする場なんだろうか、という疑問です。
それぞれの委員会やサークルが直近の活動報告をすることになっているわけですが、形式的で、意味があるとは思えなかったです。
中身のある話をしている人もいましたが、ここで熱弁をふるって、それに見合う結果が得られるのだろうか……とか。
まあ、議事録を作って、全家庭に配ることに意味があるんでしょうけど、だったら、平日の午前に招集をかけなくても、書面提出で済むんじゃないかなあ、と思ったり、モヤモヤしました。

5月某日。
前期号の制作は順調に進んでいます。
私は何もやっていないのですが、Ccでメールが来るので、だいたいの進行状況はわかるのです。
そんなある日のこと、前期号の代表さんから私宛てにメールが来て、印刷部数を決めてくれ、と言われました。

い、印刷部数ですか!
広報誌って、いったい何部必要なんでしょうか?
そもそも、誰に配るのでしょうか?
そこからして、よくわかりません。
昨年度、子どもが持って帰ってきたので、各家庭に配るのはわかります。
PTAの「P」ですしね。
ということは、家庭数分は必要なわけですが、他にどんな人に配るのでしょうか?
昨年度から引き継いだ「送り先リスト」を見てみると、先生たちにも配るようです。
PTAの「T」ですね。
退職・転出した先生にも届けるみたいです。
「学校評議委員」にも配るようですが、これはPTAの「A」地域代表ですかね?
あと、校医、区内の小学校、中学校のPTA、PTAの上部組織、教育委員会、地域センター、児童館とか。
届け方は郵送、交換便(社内便みたいなものか?)、直接届ける、とさまざま。
郵送のものは住所も確認しないといけませんね。
さらに、カテゴリとしては郵送のはずだけど、実はPTA会長だから、PTA室に専用トレイがあるのでそこに入れればよい、とか、児童の保護者でもあるから、児童経由で届ける、といったイレギュラーがあり、学校の事情に通じていないと、何がなんだか、さっぱりわかりません。
「小学生の母」初心者には、相当ハードルが高いです。

さらに、そろそろ発送の準備もしないといけません。
学校内のお知らせは、広報委員会の告知のように、お手製の帯をつけることになっているようですが、さすがに外部へは封筒を使ってもいいだろう、と考え、金銭出納帳を見ました。
すると、切手代の支出は毎年ありますが、封筒代については、支出のある年とない年があります。
ということは、PTA室のどこかに、使ってよい封筒があるはずですが、発見できなかったので、委員長経験者の人にありそうな場所を聞きました。
そこにあるかどうかを確認して、なければ買うことになります。
交換便の出し方もよくわからないので、聞きました。

経験者の人たちの話を総合すると、こういう流れのようです。
印刷部数は、今年度の送り先リストをもとに決定します。

今年度の送り先リストは、前年度のリストを修正する形で完成させていきます。
退職・転出した教職員→学校だよりの退職・転出情報を参考に差し替えます。
「退職」「任期満了」の方については郵送となるため、事務方に送付先住所を聞いて記入します。
転出の先生には交換便で送ります。
校医には郵送。
現在の教職員→前期号は先生紹介号なので、代表さんが人数を把握しています。
産休に入った先生がいたので、事務方に送付先住所を聞いて、リストに追加記入します。
児童(家庭数)→ 数を事務方に確認します。
「学校予備」「PTA予備」「広報予備」を確保。
「学校評議委員」→前年度から変更がないか、事務方に確認します。原則として郵送ですが、児童館の館長さんには、児童館分と一緒に「手差し」で、保護者であれば児童経由で配布します。
区内の小学校、中学校のPTAに交換便で届けます。
PTA上部組織の広報委員長の情報を更新します。
教育委員会、地域センター、児童館については前年度踏襲。
地域センター、児童館は「手差し」。直接届けます。

できあがった送り先リストを印刷し、副校長に確認してもらいます。
OKが出た送り先リストをもとに、印刷部数を決定します。
上の数字を積み上げ、必要数を計算するわけですが、実際にはexcelが計算してくれるので、らくちんです。
印刷発注は100単位なので、必要数より多いところで決定します。
ちなみに、後期号は新入生にも配布するので、その分を足して発注します。

プロフィール

渡辺リエラ
1969年東京生まれ。1988年東京大学文科1類入学。1992年東京大学法学部卒業。出版社勤務、専業主婦を経て、現在、別名義にて大学講師などとして活動中。2007年7月第1子「みーちゃん」誕生。
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